La firma electrónica se ha convertido en la mejor manera de firmar documentos. Diariamente esta herramienta ayuda a miles de empresas a automatizar sus procesos y ahorrar horas de trabajo.
Sin embargo, puede resultar difícil entender cómo funciona. En este artículo aprenderás lo que necesitas saber sobre la firma electrónica: qué es, su seguridad y legalidad, en qué documentos digitales se puede utilizar y sus beneficios.
¿Qué es una firma electrónica?
Las firmas electrónicas también conocidas como eSignatures se refieren a distintos métodos mediante los cuáles se puede firmar y autenticar documentos digitales. Si se usan correctamente, son un sustituto legal de las firmas como las conocemos.
Se pueden representar como una imagen exacta de la firma física y, a su vez, contienen una serie de datos encriptados para garantizar la seguridad del proceso.
Tipos de firma electrónica
Simple
Este tipo de firma electrónica es de los más comunes. No utiliza ningún tipo de cifrado criptográfico y más bien se basa en la intención de una persona de firmar como prueba de que el documento es válido. Los principales ejemplos de firma electrónica simple son: una imagen escaneada de la firma física y marcar una casilla en un sitio web.
Si bien es muy fácil de usar, también es la menos confiable, ya que sus protocolos de seguridad son limitados al momento de verificar la autenticidad del firmante. Es decir, es más fácil falsificar la identidad de alguien en comparación con otros tipos.
Avanzada
La firma electrónica avanzada va un paso adelante de la simple. Este tipo de firma es mucho más segura porque se debe verificar la autenticidad del firmante antes de que se firme el documento. Suele usar una infraestructura de claves públicas (PKI) para garantizar que sea auténtica.
Por su alta seguridad, este método es ideal para firmar documentos digitales importantes como contratos comerciales. Los ejemplos más comunes de este tipo de firmas son: firmar usando una plataforma en línea o introducir una contraseña de un solo uso para verificar tu identidad.
¿Cómo funciona legalmente en México?
Otro aspecto que incrementa la seguridad de la firma electrónica es que está avalada legalmente. El marco legal que la hace válida varía de acuerdo a cada país, pero en México está sostenido principalmente por los siguientes puntos:
En primer lugar, la Ley Federal de Protección al Consumidor en México, reconoce el uso de recursos tecnológicos con el fin de garantizar el derecho del consumidor de aprobar electrónicamente cualquier tipo de transacción.
Por otro lado, La Ley de Firma Electrónica Avanzada fundamenta el uso de la firma electrónica y su vigencia en México. De acuerdo con esta ley, cualquier documento digital puede usar este tipo de solución electrónica.
De igual manera, en la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 se señala cuáles son los requisitos que deben cumplirse para la digitalización de documentos.
Algunos documentos digitales donde puedes utilizarla
- Todo tipo de contratos (laborales, inmobiliarios, mercantiles etc.)
- Resoluciones judiciales
- Consentimiento médico informado
- Convenios de confidencialidad
- Términos y condiciones de uso
- Documentos financieros
- Avisos de privacidad
Beneficios
- Inmediatez y eficiencia
Además de ser más simple de administrar, la firma electrónica también acelera el proceso de firmar documentos digitales. No tienes que esperar y cualquiera que necesite firmar puede tener acceso al documento al mismo tiempo que otras personas.
- Seguridad
Como se mencionó más arriba, los documentos firmados electrónicamente pueden ser más seguros que los documentos en papel, ya que están menos expuestos a daños y robo.
Mientras que en la nube se pueden mantener los documentos firmados electrónicamente sin ningún problema.
- Amigable con el medio ambiente
En el caso de los documentos impresos se gasta papel innecesario debido a que cada signatario suele requerir una copia para sus propios registros.En cambio, con los documentos digitales no se necesita papel ni tinta, lo que contribuye a conservar el medio ambiente.
¿Por qué deberías usar la firma electrónica?
Cada vez más empresas han adoptado este tipo de tecnología por su impacto positivo. Por ejemplo, permite mejorar desde la experiencia del cliente hasta el proceso de contratación e incorporación de nuevos empleados. Con lo que se ha mostrado en este artículo, no cabe duda que las firmas electrónicas permiten optimizar distintos procesos y resulta necesario incorporarlas en nuestra vida cotidiana.
